De que forma evitar gastos com viagens de trabalho

 As alternativas de emprego e contratação de mão-de-obra vêm crescendo conforme as mudanças que ocorrem no mercado de trabalho. Além disso, a maior oferta de voos e hotéis faz com que as empresas delegam seus funcionários para viagem de trabalho com frequência.

Além disso, prestadores de serviços de maneira remota por diversas vezes necessitam realizar reuniões presenciais. Neste caso, as viagens podem ser feitas tanto com avião como ônibus, ou até mesmo carro. O meio de transporte pode variar conforme a distância e o tempo disponível.

No entanto, para que as viagens profissionais não se tornem um problema financeiro para a empresa ou para o profissional, é preciso ajustar o orçamento da melhor forma. Esse cuidado se deve ao fato de que uma viagem tem diversas despesas, para além dos custos de locomoção.Desse modo, contabilizar todos os gastos incluídos na viagem, como alimentação e hospedagem. 

Entretanto, há diversas alternativas no mercado para viabilizar as finanças da empresa. A fim de gerar algumas situações de parceria, é possível entrar em contato com outras empresas. Dessa forma, através de cooperação mútua, as empresas podem realizar a compra de pacotes de viagem mais em conta, por exemplo.

Outra maneira de equilibrar o orçamento para que as viagens de trabalho não causem problemas é criar uma rede conveniada, onde postos de gasolina, restaurantes e hotéis trabalhem com o seu cartão corporativo. Desse modo, o cartão pode oferecer diversas vantagens, tanto para a rede conveniada, quanto para a sua empresa.

Portanto, confira neste artigo alguns detalhes sobre como tomar as melhores decisões financeiras para que as viagens de trabalho não lhe afetem no orçamento.

Parceria com rede conveniada pode ser atrativo

Uma empresa que seja razoavelmente ampla, que conta com diversos profissionais e atua de forma nacional ou internacional, necessita ter uma equipe financeira bem preparada. Isso porque há diversas origens de faturamento e despesas durante o mês corrente. 

Dessa forma, para que o orçamento esteja sempre organizado e as finanças da empresa estejam sempre saudáveis, o cuidado financeiro é necessário. Portanto, é possível criar algumas alternativas para atenuar os gastos com viagens dos profissionais em trabalho.

Uma das alternativas, portanto, é criar uma rede de estabelecimentos conveniados. Com isso, o pagamento dos custos em restaurantes, hotéis, postos de combustíveis e afins, seria realizado através de um cartão corporativo. Desse modo, os valores podem ser renegociados, tendo em vista o volume de consumo e o acordo entre as empresas. 

Em contrapartida, a rede conveniada pode receber os pagamentos à vista, ou até mesmo antecipadamente. Além disso, tal parceria pode representar para estes estabelecimentos conveniados a  vantagem em cima do seu concorrente, tanto no sentido financeiro quanto de exposição.

No entanto, para que a sua empresa tenha condições financeiras de realizar tal empreendimento, será necessário estruturar as finanças. Isso significa, portanto, uma capacidade de investimento considerável. 

Portanto, em casos onde a empresa possui projeção de investimentos e trabalho de parceria, tem a possibilidade de ampliar os negócios da empresa de forma mais econômica, evitando prejuízos financeiros com viagens de trabalho.

Usar o veículo da empresa tem suas vantagens

Empresas de menor porte, que possuem poucos funcionários, mas atuam com prestação de serviços, costumam realizar diversas viagens de trabalho. Isso porque muitas vezes os clientes residem em cidades mais distantes, sem o alcance de um transporte urbano, por exemplo. 

Dessa forma, a viagem de trabalho deve contemplar, além dos profissionais, o transporte dos equipamentos de trabalho necessários. Nestes casos, o volume de equipamentos deve ser levado em consideração para escolher o meio de transporte. No entanto, há casos onde é possível realizar o aluguel de equipamentos na região onde a empresa irá atuar.

Entretanto, é necessário ponderar os custos que o transporte dos equipamentos iria causar e o valor da locação. Além disso, é importante ter a garantia de bons equipamentos, para que o trabalho desenvolvido não sofra prejuízos.

Outro fator que deve ser considerado, portanto, para escolher o meio de transporte mais adequado para a viagem de trabalho é o tempo e distância. Desse modo, em casos de deslocamentos estaduais, a viagem de trabalho pode ser realizada com um carro. Com despesas reduzidas, o veículo possibilita o transporte de uma equipe de cinco pessoas.

Além disso, outro fator positivo na escolha do meio de transporte é o tempo de deslocamento. Desse modo, em um trabalho externo realizado no mesmo dia, é possível contar com o retorno dos profissionais ainda no mesmo dia, conforme a distância.

Passagens aéreas podem ser adquiridas com antecedência

Com a necessidade de manter os profissionais atualizados e realizar convenções sobre a carreira, diversas categorias profissionais realizam seminários, simpósios e afins. Desse modo, estes encontros são realizados em âmbito municipal, estadual ou até mesmo nacional. A abrangência do evento se dá conforme o nível de projeção e os objetivos determinados.

Portanto, para participar destes encontros, é necessário estabelecer uma programação de horários e condições financeiras. Conforme a amplitude do evento, é possível que seja necessária até mais de uma semana de deslocamento.

Entretanto, é possível planejar e realizar economias importantes. Uma destas economias que podem ser realizadas é em relação às passagens. Com a programação do seminário saindo com antecedência, o profissional ou sua empresa pode reservar passagens antecipadas, bem como as diárias do hotel. Desse modo, o  impacto financeiro da viagem de trabalho se torna ainda menor. 

Ademais, para aquelas empresas que desejam ampliar seu mapa de atuação, mas o orçamento e o fluxo de caixa não permitem, é possível resolver este problema. Com o empréstimo com imóvel em garantia, o empresário pode realizar a ampliação de negócios de maneira segura.

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